Систематизация информации

 

212В книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Д. Аллен дает очень ценные советы по обработке и систематизации информации. 

 

 

Итак, систематизация информации включает в себя :

  •   избавление от всего ненужного;
  •   выполнение всех действий, занимающих менее двух минут;
  •   передача другим людям все задач, которые можно переложить на них;
  •   упорядочение собственной системы организации, ведение напоминаний о    делах, на которые требуется более двух минут;
  •  составление списка более серьезных задач и проектов.

 

«Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток». Жан де Ла Брюйер

 

Рекомендуемые действия по обработке информации:

• Обрабатывайте проблемы по порядку.

• Обрабатывайте проблемы по одной.

• Никогда не возвращайте ничего в корзину.

 

Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение.

Смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу" в том, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать.

 

voprosКлючевой вопрос в процессе обработки информации: "Каковы дальнейшие действия?"

Есть два рабочих варианта:

• Поместить их в список "когда-нибудь/может быть".

• Занести их в календарь или картотеку. Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время.

 

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

 

Когда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

• Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).

• Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).

• Отложить дело — поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.

 

Записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами. Можете также составить перечень в категории "Ожиданий" на вашем компьютере. Важно датировать все документы, которые вы передаете другим.

 

http--vybor.ua-uploadfiles-article-51e6513d6b22fПоследний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т.е. на ваши проекты. "Проект" - любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия.

 

 

 

Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения:

  1. Список проектов.
  2. Сопутствующие материалы по проектам.
  3. Действия и сведения, занесенные в календарь.
  4. Списки "Первоочередные шаги".
  5. Список "Ожидания".
  6. Справочные материалы.
  7. Список "Когда-нибудь/может быть".

 

Очень важно провести четкие границы между категориями. Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.

В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.

Несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы

  •     Звонки.
  •     Компьютер.
  •     Выезды.
  •     Офисные дела (В офисе (разное)).
  •     Дома.
  •     Повестки дня (для людей и для деловых встреч).
  •     Прочесть/просмотреть.

 

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить определенные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел  соответствующим образом.

 

Icon-smallНапоминания следует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Например, для путешествия создать две папки: одну озаглаввить "Прочесть/просмотреть", другую — "Ввод данных". Можно создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут.

 

Опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что можно удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы решите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминаниями всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять.

Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается "рутиной": они не могут решить, что требует от них активных действий, а что — нет.

 

Если вы еще не создали список "Когда-нибудь/может быть" в той организационной системе, которую выбрали, сделайте это. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, — этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей. Категория "Когда-нибудь/может быть" теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

 

organajzer-filofax-malden-a5-purpleОбобщенная памятная книжка представляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напоминания таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, "автоматически" оказывалась в корзине в назначенный день.

 

 

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соответствующей дате. Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обновлять.

 

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля. Составление списков по мере надобности — это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы можете внедрить в свою жизнь.

 

Золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

короткая ссылка: http://www.shortly.com.ua/?p=1201
вверх